5 trucos de productividad de correo electrónico

¿Tener tu bandeja de entrada con todos los correos leídos es adecuado para ti?

En los términos más simples, «Bandeja de entrada Cero» es una estrategia para mantener la cantidad de elementos en la bandeja de entrada de tu correo electrónico en cero. Según el fundador de la idea, Merlin Mann, el «cero» también se aplica a la cantidad de tiempo que pasa pensando en lo que hay en su bandeja de entrada. Mann alienta a las personas a mantener sus programas de correo electrónico cerrados durante la mayor parte del día y, cuando lo hacen, siempre responden de inmediato a cualquier cosa que pueda ser respondida en menos de dos minutos. En cuanto a los elementos restantes, su lista de acciones incluye eliminar, delegar, diferir y hacer.

La idea general es no tener nada en tu bandeja de entrada durante más de 24 horas para no solo hacer que tu flujo de trabajo sea más eficiente, sino también para liberar espacio valioso y tiempo dedicado a pensar y preocuparse por una bandeja de entrada llena. El correo electrónico puede ocupar alrededor del 23 por ciento del día promedio del trabajador y, en promedio, revisamos nuestro correo electrónico hasta 36 veces por hora. Un estudio encontró que los trabajadores que estaban desconectados del correo electrónico no solo eran más productivos, sino que también se sentían menos estresados y más concentrados.

Los pros y los contras de «Bandeja de entrada Cero»
Mirando el lado positivo, tiene como objetivo reducir las distracciones y mejorar la productividad individual. Cuando se sigue, también ayuda a garantizar que no se pierdan mensajes en el orden aleatorio o se caigan fuera de la pantalla a una segunda página y se olviden. Para muchas personas, finalizar el día laboral con una bandeja de entrada vacía ayuda a separar el trabajo y el tiempo personal, a la vez que agrega una sensación de finalización y logro al día.

Por otro lado, la obsesión con una bandeja de entrada vacía puede volverse contraproducente, especialmente cuando estás en una posición en la que no es posible mantener cerrado tu programa de correo electrónico la mayor parte del tiempo. Además, no importa cuánto lo intentemos, más correos electrónicos siempre estarán esperando mañana, por lo que una bandeja de entrada nunca permanece en cero por mucho tiempo.

Decidir cómo administrar tu bandeja de entrada
El correo electrónico debe usarse como una herramienta de comunicación que mejore nuestra productividad. Al final del día, nosotras somos dueñas de nuestras preferencias y procesos de correo electrónico, y la forma en que administramos nuestro tiempo debe basarse en lo que funciona bien para nosotras. La bandeja de entrada «0» es solo un sistema para administrar el correo entrante y puede no ser factible para todos. Sin embargo, tener un sistema implementado te ayudará a mantenerte organizado, enfocado y encaminado.

5 trucos de productividad de correo electrónico

Correo electrónico compartido de la oficina. Usa una cuenta compartida con una dirección de correo electrónico general para que tu equipo pueda trabajar en conjunto para administrar y responder a los mensajes. Configure un sistema para marcar correos electrónicos importantes para asegurarse de que los elementos prioritarios siempre se manejen, y guarde las direcciones de correo electrónico no compartidas solo para los mensajes más críticos o confidenciales que deben llegar directamente a ti solamente.Establecer «Horario de atención» del correo electrónico. El hecho de que el correo electrónico esté disponible a todas horas no significa que estamos obligadas a responder a todas horas. Resiste el impulso de abrir y responder correos electrónicos inmediatamente después de recibirlos, especialmente si no son urgentes.Desactiva las alertas por correo electrónico en tu teléfono. La investigación muestra que cambiar de marcha para enviar una respuesta rápida a un correo electrónico le cuesta a las personas un promedio de 23 minutos y 15 segundos para volver a encaminarse con lo que estaban haciendo anteriormente. Además, la mayoría de los mensajes no requieren respuestas instantáneas. Si te preocupa perder mensajes importantes, usa notificaciones personalizadas que solo te interrumpan cuando los mensajes provienen de remitentes particulares (por ejemplo, tu jefe/a) o contienen palabras específicas (como el nombre de un proyecto importante), y deje que todo lo demás espere hasta tu bloque de tiempo programado para responder.¡No tengas miedo del botón para cancelar una suscripción! El desorden excesivo del correo electrónico puede ser una trampa de tiempo. Si no estás leyendo los mensajes o no está utilizando la información contenida en ellos, presiona el botón para darse de baja sin culpa. ¡Tu tiempo es valioso!Prueba un sistema de priorización de correo electrónico. Si no puedes deshacerte de tus suscripciones de correo electrónico o necesitas ayuda para asegurarte de que los mensajes más importantes lleguen a la cima, las soluciones te están esperando. Por ejemplo, Sanebox y la Bandeja de entrada prioritaria de Google clasifican tu correo electrónico según la importancia. Unroll.me recopila todas tus suscripciones de correo electrónico en un solo mensaje de estilo boletín para que pueda verlos todos a la vez. La mayoría de estos sistemas mejoran con el tiempo, por lo que cuanto más trabaje con ellos, menos tendrás que hacer la clasificación manual.