El tiempo… “Es aquello que mas añoramos y de lo que hacemos peor uso”​ (William Penn)

Autora: Lourdes Cuevas

Por mi vida profesional, he tenido la posibilidad de observar algunas diferencias culturales en distintas empresas, americanas, latinas y una que otra europea. La variable que siempre ha llamado mas mi atención se refiere al trabajo en equipo. Si bien es cierto que los latinos tenemos un buen desempeño en lo individual, también es una constante que la mayoría de las veces tenemos dificultades para trabajar en equipo y a pesar del talento o la capacidad para enfrentar adversidades (individualmente), el resultado final llega a ser mas pobre que el de aquellos que siendo menos brillantes tienen una mentalidad común. Esto se refleja en todo, solo hay que ver el propio desempeño de los países, la distribución de su riqueza, su corrupción, sus problemas sociales, etc.

No sé si sea yo la única persona en percibir, al escuchar la palabra “tiempo”, una sensación escalofriante de escasez. Pareciera que a medida que avanza la vida el tiempo se vuelve un recurso altamente valioso del que sabemos muy poco. La ciencia lo define como la magnitud física que permite ordenar la secuencia de los sucesos, pero es verdad que hasta ahora, lo único cierto es que resulta imposible retroceder en él y recuperarlo, con lo cual, la inversión hecha en su manejo puede ser de los mejores objetivos a alcanzar en el 2019.

Dicho esto, lo primero que merecería la pena ubicar son los objetivos… ¿Qué no es una gran inversión dedicar un par de horas a definir prioridades? ¿Qué no vale la pena saber cuáles actividades aportan valor a nuestro propósito y cuales corresponden al ocio, la diversión y el descanso que también ocupan un lugar indispensable? En la búsqueda de estas respuestas, encontré algunas referencias de Dan Silvestre (www.dansilvestre.com), Roger Seipe (Train your Brain for Success) y David Allens (Getting Things Done), que me parecieron útiles y valiosas para compartir.

El patrón de productividad: Cada uno de nosotros tenemos diferentes hábitos, horarios y circunstancias, pero es verdad que hay un par de horas en el día que somos más productivos y que nuestra mente está más despierta. ¡Hay que identificarlas! y proceder a bloquearlas en la agenda para dedicarlas a todo aquello que implica el trabajo de construcción, creatividad, desarrollo.

“To Do List”, una de las actividades mas valiosas y mas molestas de realizar diariamente, incluso, si se vuelve parte del calendario y se es capaz de agruparlas, la labor es sin duda mas eficiente y fácil.

Delegar, aunque cueste tiempo y una importante dosis de paciencia, hay que delegar y confiar en la capacidad de quién se ha seleccionado para hacer una labor. Recuerda que las instrucciones deben de ser muy claras, que si pides resultados, no tienes que involucrarte en el proceso a menos que sea requerido, en cambio, si te enfocas en los procesos, tendrás que hacerte responsable de los resultados obtenidos. La parte fundamental de esto está en la claridad con la que seas capaz de comunicar.

Límites de tiempo precisos al desempeñar diferentes tareas. La mente registra estos límites y se enfoca para completarlos.

Adiós a las distracciones. La mente tarda 23 minutos y 15 segundos, de acuerdo a un artículo publicado por la Universidad de California en regresar al enfoque total después de haberse distraído. El multitasking es una pérdida de tiempo. Hay que apagar notificaciones, mantenerse alejado del móvil, guardar los artículos interesantes para leerlos después, desconectar del WiFi y no involucrarse en social media, al menos en las horas definidas para ese proceso de crear.

La regla de los dos minutos: “Todo aquello que puede ser hecho en menos de dos minutos, hay que hacerlo inmediatamente. Todo aquello que su elaboración tarda mas de dos minutos hay que empezarlo o agendarlo” Esto ayuda a evitar que las actividades se vayan postergando.

El poder de decir NO. Haz una lista con los 20 objetivos más importantes que aportan valor y selecciona los 5 principales… Todo aquello que no quede incluido en estos 5 hay que decir NO.

Ley de Pareto. El 20% de las actividades genera el 80% de los resultados, el 20% de los correos genera el 80% de las conversaciones importantes, el 80% de las distracciones provienen del 20% de las fuentes de información disponibles, el 80% de los problemas proviene del 20% de los proyectos.

Herramientas de automatización para evitar el desgaste de toma de decisiones en procesos que no requieren talento (Zapier)

Cuando hay un proyecto o labor que es muy extensa, la mejor manera es dividirla en partesy ejecutarla una por una hasta completarla.

Menos reuniones, más eficientes y con una agenda previamente compartida con los participantes para enfocarse en los temas de manera asertiva.

¡Adiós al perfeccionismo! Hay mucha actividades que no llegan nunca a ser completadas porque carecen de perfección. “La mejora continua es mejor que el perfeccionismo retrasado” Mark Twain.

“To Don’t List” que consiste hacer una lista de todos aquellos hábitos que buscamos eliminar y que al hacer el esfuerzo de identificarlos y definirlos constituyen el primer paso de tenerlos conscientes para lograrlo.

Considera valioso el tiempo de ocio, descanso y recreación. Busca dedicarle un espacio en tu semana.

Y si todo esto parece una lista interminable de deberes inalcanzables, recuerda que la finalidad es precisamente lo opuesto, son hábitos que permiten que el tiempo de descanso no esté lleno de culpa por la lista de labores, y por el contrario, el tiempo de trabajo no se convierta en una pesadilla enfocada en la necesidad del descanso. Sin duda uno de mis propósitos de año nuevo…

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